Lead Automatisierung mit Router und Filter
Router & Filter
In dieser Lektion erstellen wir eine Automatisierung mit mehreren Schritten. Dabei wirst du lernen, was Router und Filter sind. Für diese Automatisierung brauchen wir Google Forms (du kannst auch Typeform, SurveyMonkey, Qualtrics o.ä. nutzen. Nur Microsoft Forms geht bei Make leider nicht.), Gmail/Outlook, und Airtable.
Folgendes hypothetisches Szenario werden wir bauen:
1. Jemand füllt ein Formular aus (Trigger)
2. Diese Person bekommt automatisiert eine E-Mail von dir
3. Je nachdem, woran die Person interessiert ist (Sales, Marketing, Support), bekommst du eine individuelle Benachrichtigung in Slack
4. Alle Sales & Marketing interessierten Leads werden in eine Airtable gepackt
In dieser Lektion erstellen wir eine Automatisierung mit mehreren Schritten. Dabei wirst du lernen, was Router und Filter sind. Für diese Automatisierung brauchen wir Google Forms (du kannst auch Typeform, SurveyMonkey, Qualtrics o.ä. nutzen. Nur Microsoft Forms geht bei Make leider nicht.), Gmail/Outlook, und Airtable.
Folgendes hypothetisches Szenario werden wir bauen:
1. Jemand füllt ein Formular aus (Trigger)
2. Diese Person bekommt automatisiert eine E-Mail von dir
3. Je nachdem, woran die Person interessiert ist (Sales, Marketing, Support), bekommst du eine individuelle Benachrichtigung in Slack
4. Alle Sales & Marketing interessierten Leads werden in eine Airtable gepackt
#praxis
Leads in Abhängigkeit von ihrem Interesse in Airtable schicken
1. Formular anlegen
Als Erstes solltest du das Formular anlegen, in dem du folgendes abfragt:
1. Woran ist jemand interessiert? (Multiple Choice). Ich habe hier die Optionen „Sales“, „Marketing“ und „Support“. Das ist später wichtig für den Router
2. Name
3. E-Mail Adresse
4. Mehr Informationen (Long text field)
Bei Google wird zu jedem Form auch ein passendes Google Sheet erstellt, in dem dann die Antworten landen. Dafür klickst du im Antworten-Tab des Formulars oben rechts auf das grüne Icon.
Und jetzt zum Szenario
2. Trigger: Formular
Nachdem du ein neues Szenario anlegst, wählst du als Trigger deine Formular App. Ich nehme Google Forms. Mein Trigger ist „Watch Responses“ - Make soll also nach neuen Einsendungen Ausschau halten. Dann wählst du das richtige Formular aus. Das Limit kann erstmal auf 2 bleiben. Wie hoch du das stellst, liegt natürlich an dir.
Füll' das Formular testweise aus, klick' mit rechts auf das Trigger Modul und wähle „Run this module only“. Das tust du, damit das nächste Modul Daten hat, mit denen du die Felder mappen (die Variablen zuordnen) kannst.
3. E-Mail verschicken
Jetzt willst du, dem oder derjenigen, die das Formular ausgefüllt hat, eine automatisierte E-Mail schicken. Dafür fügst du ein neues Modul ein. Egal welches E-Mail Programm du nutzt, ich empfehle dir die Make-eigene App „Email“ zu nutzen. Dort kannst du nämlich einen HTML Text einfügen, der dann beim Empfänger schöner aussieht als plaintext. Den HTML text kannst du hier erstellen und dann rüberkopieren.
Nun wählst du die Action „Send an Email“ und verknüpfst dein E-Mail Konto falls du das noch nicht getan hast. Dann musst du noch die Felder mit den jeweiligen Variablen aus dem Formular mappen.
Hier Schritte 2 und 3 als Video:
Leads in Abhängigkeit von ihrem Interesse in Airtable schicken
1. Formular anlegen
Als Erstes solltest du das Formular anlegen, in dem du folgendes abfragt:
1. Woran ist jemand interessiert? (Multiple Choice). Ich habe hier die Optionen „Sales“, „Marketing“ und „Support“. Das ist später wichtig für den Router
2. Name
3. E-Mail Adresse
4. Mehr Informationen (Long text field)
Bei Google wird zu jedem Form auch ein passendes Google Sheet erstellt, in dem dann die Antworten landen. Dafür klickst du im Antworten-Tab des Formulars oben rechts auf das grüne Icon.
Und jetzt zum Szenario
2. Trigger: Formular
Nachdem du ein neues Szenario anlegst, wählst du als Trigger deine Formular App. Ich nehme Google Forms. Mein Trigger ist „Watch Responses“ - Make soll also nach neuen Einsendungen Ausschau halten. Dann wählst du das richtige Formular aus. Das Limit kann erstmal auf 2 bleiben. Wie hoch du das stellst, liegt natürlich an dir.
Füll' das Formular testweise aus, klick' mit rechts auf das Trigger Modul und wähle „Run this module only“. Das tust du, damit das nächste Modul Daten hat, mit denen du die Felder mappen (die Variablen zuordnen) kannst.
3. E-Mail verschicken
Jetzt willst du, dem oder derjenigen, die das Formular ausgefüllt hat, eine automatisierte E-Mail schicken. Dafür fügst du ein neues Modul ein. Egal welches E-Mail Programm du nutzt, ich empfehle dir die Make-eigene App „Email“ zu nutzen. Dort kannst du nämlich einen HTML Text einfügen, der dann beim Empfänger schöner aussieht als plaintext. Den HTML text kannst du hier erstellen und dann rüberkopieren.
Nun wählst du die Action „Send an Email“ und verknüpfst dein E-Mail Konto falls du das noch nicht getan hast. Dann musst du noch die Felder mit den jeweiligen Variablen aus dem Formular mappen.
Hier Schritte 2 und 3 als Video:
4. Router einfügen
Jetzt nutzen wir einen sogenannten Router. Diese Art von Modul splittet das Szenario in X-beliebige Pfade auf. Das erlaubt uns mehrere Operations gleichzeitig laufen zu lassen. Das Szenario wird dir eine Slack Message schicken und trägt gleichzeitig die Leads in eine Airtable ein.
Jetzt nutzen wir einen sogenannten Router. Diese Art von Modul splittet das Szenario in X-beliebige Pfade auf. Das erlaubt uns mehrere Operations gleichzeitig laufen zu lassen. Das Szenario wird dir eine Slack Message schicken und trägt gleichzeitig die Leads in eine Airtable ein.
5. Airtable und Slack connecten - Die kommenden Schritte sind detailliert, aber sehr wichtig. Also gut aufpassen!
Du musst erstmal sowohl Slack als auch Airtable mit Make verknüpfen. Klick' auf den Router und füge die jeweiligen Apps hinzu.
Airtable: Create a Record
Verknüpfe deinen Airtable Account mit Make. Am leichtesten geht das über „OAuth“ statt „Airtable Token or Key“. Dann musst du noch die richtige Base auswählen und die Felder mappen.
Du musst erstmal sowohl Slack als auch Airtable mit Make verknüpfen. Klick' auf den Router und füge die jeweiligen Apps hinzu.
Airtable: Create a Record
Verknüpfe deinen Airtable Account mit Make. Am leichtesten geht das über „OAuth“ statt „Airtable Token or Key“. Dann musst du noch die richtige Base auswählen und die Felder mappen.
Slack: Create a Message
Verknüpfe auch deinen Slack Account mit Make. Ob du einen Bot oder eine User auswählst, von dem die Benachrichtigung aus gesendet wird, ist deine Entscheidung. Ich empfehle dir in diesem Fall aber einen Bot zu nehmen.
Dann musst du noch den richtigen Channel wählen und die Nachricht, die verschickt werden soll. Hier bietet es sich natürlich an, die Felder aus dem Formular zu mappen. So weißt du in Slack nicht nur DASS was passiert ist, sondern auch, wer das Formular abgeschickt hat und wo er oder sie hilfe braucht.
Verknüpfe auch deinen Slack Account mit Make. Ob du einen Bot oder eine User auswählst, von dem die Benachrichtigung aus gesendet wird, ist deine Entscheidung. Ich empfehle dir in diesem Fall aber einen Bot zu nehmen.
Dann musst du noch den richtigen Channel wählen und die Nachricht, die verschickt werden soll. Hier bietet es sich natürlich an, die Felder aus dem Formular zu mappen. So weißt du in Slack nicht nur DASS was passiert ist, sondern auch, wer das Formular abgeschickt hat und wo er oder sie hilfe braucht.
Wenn du die Nachricht nicht in einem Channel, sondern als Privatnachricht/DM verschicken möchtest, musst du aus den Optionen den „direct message“ (früher "IM Channel“) wählen. Das sendet eine direkte Nachricht an jemanden in Slack (im Gegensatz zu einem group channel). Der User sollte derjenige sein, der die Benachrichtigung bekommen soll.
6. Filter einbauen
Wir möchten jetzt, je nachdem, was im Formular ausgefüllt wurde, verschiedene Operations haben. Dafür nutzen wir einen Filter.
1. Wenn im Formular „Sales“ oder „Marketing“ ausgewählt worden sind, bekommst du eine andere Slack Benachrichtigung, als wenn „Support“ ausgewählt wurde.
2.Und nur die Einträge mit „Sales“ oder „Marketing“ sollen in die Airtable da es sich um Leads handelt.
Dafür sind Filter da. Zwischen dem Router und dem nächsten Modul ist ein kleines Werkzeug. Dort kannst du deine Filterbedingungen einstellen. Klick darauf und dann auf Set up a filter. Jetzt kannst du den Filter benennen. Damit erkennst du im Workflow schnell, worum es sich dabei handelt.
Fallback Route: Wenn Make auf eine Situation stößt, bei der es keine definierte Route gibt (nicht weiß, was zu tun ist), wird es die sog. Fallback Route nutzen. Du solltest also immer eine solche Option haben und diese dann mit „Yes“ für fallback route markieren.
Wir möchten jetzt, je nachdem, was im Formular ausgefüllt wurde, verschiedene Operations haben. Dafür nutzen wir einen Filter.
1. Wenn im Formular „Sales“ oder „Marketing“ ausgewählt worden sind, bekommst du eine andere Slack Benachrichtigung, als wenn „Support“ ausgewählt wurde.
2.Und nur die Einträge mit „Sales“ oder „Marketing“ sollen in die Airtable da es sich um Leads handelt.
Dafür sind Filter da. Zwischen dem Router und dem nächsten Modul ist ein kleines Werkzeug. Dort kannst du deine Filterbedingungen einstellen. Klick darauf und dann auf Set up a filter. Jetzt kannst du den Filter benennen. Damit erkennst du im Workflow schnell, worum es sich dabei handelt.
Fallback Route: Wenn Make auf eine Situation stößt, bei der es keine definierte Route gibt (nicht weiß, was zu tun ist), wird es die sog. Fallback Route nutzen. Du solltest also immer eine solche Option haben und diese dann mit „Yes“ für fallback route markieren.
Wie du sehen kannst, habe ich das Slack Modul dupliziert und hinter das Airtable Modul gelegt. Da beide Module denselben Filter haben sollen (Sales oder Marketing), reicht es, diese in einer Route zu haben. Bei unteren Filter habe ich den Text minimal abgeändert.
Jetzt kannst du das Szenario anstellen, speichern und das Formular ausfüllen. Wenn alles geklappt hat, wirst du einen neuen Eintrag in deiner Airtable, eine neue Nachricht auf Slack und dein Lead eine E-Mail von dir haben. Alles, ohne dass du auch nur einen Finger krümmen musst.
Jetzt kannst du das Szenario anstellen, speichern und das Formular ausfüllen. Wenn alles geklappt hat, wirst du einen neuen Eintrag in deiner Airtable, eine neue Nachricht auf Slack und dein Lead eine E-Mail von dir haben. Alles, ohne dass du auch nur einen Finger krümmen musst.
✅ Schon steht deine erste Automatisierung mit Router & Filter. Das kannst du nun beliebig erweitern. Aber denk daran, je komplexer, desto höher die Wahrscheinlichkeit für Fehler. Gerade, wenn man personalisierte E-Mail rausschickt, muss man besonders penibel sein. Denn es gibt nicht schlimmeres als eine E-Mail, die persönlich aussehen soll, aber dann offensichtliche Fehler enthält, weil man in der Automatisierung die falschen Felder gewählt hat.
Im letzten Kapitel räume ich mit No-Code Vorurteilen auf und mache ein paar Vorhersagen für die Zukunft von No-Code...
/ Stand: August 2023. Bitte schreibe mir an adriano@visualmakers.de, wenn du Anmerkungen zu diesem Teil hast.
Im letzten Kapitel räume ich mit No-Code Vorurteilen auf und mache ein paar Vorhersagen für die Zukunft von No-Code...
/ Stand: August 2023. Bitte schreibe mir an adriano@visualmakers.de, wenn du Anmerkungen zu diesem Teil hast.